Grok: Chào Khiêm, bạn làm Agile Coach 12 năm, từ công ty phần mềm đến ngành Dược. Khi mới bước vào ngành Dược từ năm 2022, bạn thấy nó khác gì với phần mềm khi áp dụng Agile?
Khiem: Chào Grok, câu hỏi này thú vị thật. Tôi thấy khác biệt lớn ở bốn điểm: văn hóa công ty, môi trường ngành, con người, và cách tổ chức. Ngành Dược không phải mảnh đất tự nhiên cho Agile như phần mềm – quy định chặt, văn hóa bảo thủ – nhưng tôi vẫn tìm cách để nó sống được qua 3 năm ở đây.
Ở ngành Dược, văn hóa công ty thiên về kiểm soát và tuân thủ – vì đặc thù kinh doanh và cấu trúc phân cấp truyền thống. Văn hóa kiểm soát làm Agile khó thở, nhất là khi một số lãnh đạo không tin tưởng. Họ lo chuyển đổi là ‘mất quyền lực’, nên thường phản ứng kiểu ‘cách cũ vẫn ổn’. Văn hóa tuân thủ thì vừa thuận lợi vừa khó khăn. Thuận lợi là mọi người sẵn sàng thử công cụ mới, thực hành mới nếu được đề xuất kiểu ‘top-down’ – sếp bảo thì làm. Cái khó là sự thay đổi tư duy thật sự, cái ‘tảng băng chìm’ nhưng quyết định sự thay đổi lâu dài. Họ dễ thỏa hiệp, né xung đột, ngại ra khỏi vùng an toàn và chịu trách nhiệm cá nhân – thứ Agile cần để xây dựng các nhóm tự quản lý, hiệu suất cao.
Grok: Vậy bạn làm sao để chạm tới cái ‘tảng băng chìm’ đó?
Khiem: Tôi không ép, mà kiên nhẫn xây niềm tin từng bước, để họ tự thấy giá trị của Agile qua những thay đổi nhỏ, như tối ưu chi phí với việc lập kế hoạch thường xuyên, cho ra các giải pháp sớm hơn và tốt hơn với tư duy MVP và văn hóa feedback.
Về môi trường ngành
Khiem: Ở công ty phần mềm, sản phẩm phức tạp, nhạy cảm với các thay đổi về công nghệ, nhu cầu khách hàng – Agile ra đời để thích nghi nhanh hơn và mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng. Nhưng ở ngành Dược, dù thị trường ngày càng biến động và cạnh tranh khốc liệt, nhưng các thực hành truyền thống vẫn còn hiệu quả. Chẳng hạn, muốn tăng doanh số bán hàng, các công ty đẩy mạnh marketing, chiết khấu, hợp tác bác sĩ, tăng đội ngũ trình dược viên. Thật khó để thuyết phục bộ phần marketing và kinh doanh áp dụng Agile dù cho có một thức tế là các công ty Dược đều giương cao khẩu hiệu ‘Bệnh nhân là ưu tiên hàng đầu’ – rất giống giá trị được đề cập trong bản tuyên ngôn Agile!
Grok: Vậy bạn thuyết phục họ kiểu gì?
Khiem: May mắn là việc áp dụng Agile là chiến lược của cả tổ chức. Bằng kiến thức và kinh nghiệm của mình, tôi chỉ giúp các quản lý và nhân viên hiểu đúng ý nghĩa của các thực hành Agile, lắng nghe và đồng kiến tạo những thực hành và quy trình làm việc phù hợp, vừa đảm bảo sự vận hành hiệu quả vừa thử nghiệm những cách làm việc mới.
Về con người
Khiem: Nhân sự ở ngành Dược chưa quen với các thực hành Agile. Việc lập kế hoạch liên tục, phản hồi thường xuyên – những thứ này quen thuộc ở phần mềm, nhưng còn khá mới ở đây. Họ quen làm theo quy trình cố định, ít chủ động thay đổi cách làm.
Grok: Bạn thay đổi cách tiếp cận với họ thế nào?
Khiem: Tôi đi chậm, điều chỉnh thực hành Agile cho phù hợp – như họp ngắn hơn, kế hoạch linh hoạt hơn – để họ dần quen, thay vì ép dùng Scrum đầy đủ ngay từ đầu."
Cấu trúc tổ chức và quản trị dự án:
Khiem: Công ty phần mềm thường có cấu trúc phẳng, dễ triển khai Agile – đội tự quản lý, ít rào cản. Nhưng ở ngành Dược, tính phân cấp mạnh, nhiều phòng ban tách biệt như Regulatory, Sales, Marketing, Legal & Compliance, Medical – mỗi nơi làm việc theo quy trình cố định. Chưa kể, mỗi phòng ban còn có bản sắc riêng, khó tìm tiếng nói chung với nhau."
Grok: Vậy làm sao để Agile sống giữa đống phân cấp đó?
Khiêm: Phải thay đổi nhiều thứ Grok à như định nghĩa lại vai trò của nhà quản lý, mô hình làm việc, phương pháp đánh giá hiệu suất, quy chế khen thưởng động viên …Ví dụ, trong khi vẫn thừa nhận vai trò của quản lý cấp cao và vai trò của các nhóm chức năng, thì phần lớn quyết định được trao cho những người làm việc trực tiếp với khách hàng. Quản lý không còn quyết định mọi thứ mà cùng tham gia, cố vấn, huấn luyện hoặc hoàn toàn trao quyền cho nhân viên tuyền đầu quyết định. Việc phân tán quyền lực này là cần thiết để thiết kế các nhóm làm việc liên chức năng. Các nhóm liên chức năng này hoạt động giống như các dự án phát triển phần mềm kiểu Agile ở công ty IT, áp dụng Scrum hoặc một số thực hành Agile tương tự, chịu trách nhiệm từ đầu tới cuối một chuỗi giá trị cần mang lại cho khách hàng.
Grok: Cảm ơn Khiêm về cuộc trò chuyện thú vị này.
(Lavila Nam Saigon, ngày 9.3.2025)
