Khi đọc tựa đề này, chắc hẳn nhiều bạn sẽ cho rằng sao tôi lại viết về một chủ đề củ rích thế này. Chỉ cần tra trên “google”, google sẽ dựa trên cả triệu bài viết, chia sẻ, nghiên cứu về quản trị để đưa ra cho bạn kết quả khá giống nhau. Ví dụ, sau đây là kết quả tôi nhận được:
“Nhóm được định nghĩa là một nhóm người thực hiện các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau để hướng tới việc hoàn thành một nhiệm vụ chung hoặc mục tiêu cụ thể.”
Tôi quan sát thấy định nghĩa trên được chấp nhận rộng rãi và được sử dụng khá phổ biến kể cả trong các tài liệu giảng dạy, đào tạo. Cá nhân tôi cũng từng sử dụng định nghĩa này trong một thời gian dài mà không hề suy nghĩ nhiều. Cho đến những năm gần đây, tôi mới nhận ra định nghĩa trên đây là chưa đúng, ở cả góc độ lý thuyết và thực hành.
VỀ MẶT LÝ THUYẾT
Năm 2021, tôi và một số người bạn cùng nhau nghiên cứu về Agile Leadership kéo dài trong 10 tháng với nhiều chủ đề khác nhau, trong đó có việc cùng nhau thảo luận các nội dung trong sách mở “The Principles of Management” từ openstax. Sách này dành ra một chương viết về quản lý nhóm (chương 15), trong đó trích dẫn lại định nghĩa nhóm từ hai tác giả Katzenbach và Smith trong bài viết đăng trên HBR với tiêu đề “The Discipline of Teams”. Theo đó “team” được định nghĩa là những người được tổ chức để hoạt động hợp tác như một nhóm”. Có 05 yếu tố đảm bảo cho “team” hoạt động:
Nhìn vào định nghĩa trên, chúng ta thấy nó rất giống với đặc điểm của các nhóm Agile ngày nay. Điều thú vị là hai tác giả đưa ra định nghĩa này trong bài đăng trên HBR năm 1993, hai năm sau Scrum mới ra đời và 8 năm sau mới có bản tuyên ngôn về Agile!
Trong khuôn khổ bài viết này, tôi không đi sâu vào phân tích thế nào là nhóm Agile nhưng là người thực hành Agile nhiều năm, tôi hoàn toàn ủng hộ định nghĩa này. Định nghĩa của Katzenbach và Smith rõ ràng cho ta một bức tranh đầy đủ hơn về “team” chứ không đơn giản chỉ là một nhóm người cùng làm việc để hướng đến một mục tiêu chung”.
VỀ MẶT THỰC HÀNH
Ở vị trí Agile Coach tôi có cơ hội quan sát nhiều nhóm làm việc khác nhau, từ lúc thiết lập nhóm tới lúc kết thúc dự án. Đối với các nhóm toàn thời gian, các thành viên gắn kết với nhau trong một thời gian dài thì nhóm có thiết lập những giá trị và mục đích chung, có sự đồng thuận về cách phối hợp với nhau trong công việc và cùng chia sẻ trách nhiệm với nhau trong việc đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, đối với các nhóm làm việc phân tán, bán thời gian, làm việc trong một khoảng thời gian ngắn thì các yếu tố trên đây hiếm khi được thiết lập đầy đủ. Điều này cũng có thể hiểu được, ví dụ nhóm được thiết lập để hoàn thành mục tiêu trong vài ngày hoặc vài tháng sau đó giải thể thì việc xây dựng mục đích, giá trị nhóm không mang lại quá nhiều khác biệt.
Tuy nhiên, có rất nhiều vấn đề xảy ra với nhóm nếu thiếu sự đồng thuận về cách thức làm việc cùng nhau hoặc sự không rõ ràng về vai trò, trách nhiệm của các thành viên.
Cũng xin lưu ý, cách thức làm việc hay vai trò trách nhiệm không phải lúc nào cũng cần thể hiện dưới dạng văn bản, chúng có thể được nói ra và đồng thuận tại chỗ. Điều quan trọng là tất cả phải được rõ ràng minh bạch ngay từ đầu, đảm bảo mọi người đồng thuận và hiểu giống nhau. Nếu không làm được điều này, rất có khả năng mỗi thành viên sẽ quay về với thói quen hoặc cách làm việc ưa thích của mình. Hậu quả là nhóm sẽ không tìm được tiếng nói chung, mâu thuẫn ngầm xảy ra, không những làm ảnh hưởng đến hiệu suất mà còn tác động xấu đến mối quan hệ giữa các thành viên.
Về việc các thành viên cần có những kỹ năng bổ trợ nhau. Điều này không sai, tuy nhiên, trong thực tế không phải lúc nào chúng ta cũng có đủ điều kiện này, đôi khi nhóm thiếu một kỹ năng nào đó nhưng có thể giải quyết được bằng một sự hỗ trợ bên ngoài mà không cần thêm một thành viên toàn thời gian.
Từ lý thuyết và thực tiễn, theo tôi, nhóm (team) có thể được định nghĩa một cách ngắn gọn nhưng đầy đủ như sau:
“Nhóm (Team) là một nhóm người có sự đồng thuận về cách thức làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung”
Tôi đưa ra định nghĩa trên như một đúc kết của bản thân sau rất nhiều quan sát từ những nhóm làm việc khác nhau. Tôi lược bỏ đi một số đặc điểm trong định nghĩa của Katz và Smith không phải vì nó không cần thiết mà là nếu thiếu nó vẫn không mất đi ý nghĩa của “Team”.
Tóm lại, chỉ cần Team có một mục tiêu cụ thể rõ ràng và đồng thuận về cách làm việc cùng nhau thì theo tôi, đó đã là một team thực sự. Còn ngược lại, nếu không có mục tiêu chung thì chẳng có lý do gì đề các thành viên hợp tác cùng nhau. Nếu đã có mục tiêu chung nhưng chưa có sự đồng thuận về cách thức làm việc thì rất dễ gây ra những mâu thuẫn khi triển khai công việc. Vấn đề là các mâu thuẫn này thường ngấm ngầm, chìm bên dưới tảng băng nổi mà chẳng ai nhìn thấy hoặc biết nhưng không muốn chạm tới.
Trên đây chia sẻ dưới góc nhìn và trải nghiệm của cá nhân tôi. Cảm ơn các bạn đã dành thời gian đọc tới cuối bài.
