Các nhóm Agile tìm kiếm cải tiến sau mỗi chu trình thông qua Retrospective meeting. Trong Scrum, cuối mỗi Sprint, toàn bộ thành viên nhóm Scrum đều phải tham gia cuộc họp cải tiến này. Thật đáng tiếc, không nhiều các cuộc họp thực sự hiệu quả. Trong bài viết này, tôi sẽ mô tả ba vấn đề phổ biến nhất mà tôi đã thấy trong các cuộc họp cải tiến và tôi sẽ đưa ra vài lời khuyên để khắc phục từng vấn đề.
#1 Các thành viên không trung thực
Một trong những vấn đề phổ biến nhất là mọi người không đưa ra các vấn đề thực sự hoặc thừa nhận vấn đề của bản thân. Họ rất dễ dàng nêu lên những việc đang làm tốt, dành lời khen ngợi cho đồng nghiệp. Tuy nhiên, vì nhiều lý do họ thường né tránh các vấn đề nhạy cảm, hay những thất bại, sai lầm của bản thân.
Nếu mọi người đã không thành thật, vấn đề cốt lõi sẽ không được làm rõ. Các thảo luận tìm kiếm giải pháp sẽ không đi đến đâu, kể cả khi các tranh luận tưởng chừng như sôi nổi nhưng giải pháp cuối cùng chưa phải là giải pháp tốt nhất.
Không dễ nhanh chóng khắc phục tình trạng này. Tuy nhiên, có một số bước bạn có thể thực hiện để tăng sự trung thực và tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm.
1. Tạo môi trường an toàn
Mọi người sẽ không dám nói thẳng vấn đề trừ khi họ cảm thấy an toàn khi làm như vậy. Scrum Master phải đảm bảo mọi người hiểu và đồng ý mọi ý kiến nêu ra và trao đổi trong retrospective không được mang ra ngoài cuộc họp.
Môi trường an toàn không phải là môi trường không có tranh cãi, xung đột. Ngược lại, mọi người được khuyến khích bày tỏ quan điểm cá nhân, thậm chí được phép sử dụng từ ngữ gay gắt nhất khi tranh luận. Việc này nghe có vẻ vô lý, nhưng thực tế các nhóm như vậy đa phần lại tốt hơn các nhóm mà mọi người nhanh chóng đồng thuận mọi vấn đề được nêu ra và cuộc hợp kết thúc rất nhanh vì chẳng có cuộc tranh luận nào cả.
2. Mô hình hóa hành vi bạn muốn
Nếu bạn muốn người khác nói thật, bạn chắc chắn cần phải làm như vậy. Scrum Master nên làm gương, khi đó các thành viên khác sẽ mạnh dạn nói lên sự thật.
3. Đảm bảo tất cả các phê bình mang tính xây dựng
Không ai thích bị chỉ trích, ngay cả khi chúng ta biết nó giúp ích cho mình, chúng ta vẫn không thực sự thích nó. Thông thường, con người ta có thói quen đưa ra chỉ trích, thậm chí là chỉ trích nặng, để cho người khác thấy mình sai, trước khi đưa ra lời góp ý hoặc giải pháp. Tuy nhiên, đến lúc bạn góp ý, người khác đã không còn muốn nghe bạn nữa.
Chúng ta nên khuyến khích các thành viên trong nhóm đưa ra những lời chỉ trích mang tính xây dựng và tự trang bị kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đưa ra góp ý, phản hồi.
4. Thực hiện các cam kết
Cam kết tạo dựng niềm tin. Nếu các ý kiến, góp ý cải tiến không được các thành viên thực hiện như cam kết, mọi người sẽ không còn niềm tin và động lực để đóng góp.
Đây là vấn đề mà hầu hết mọi người đều có cùng cảm nhận giống nhau khi phải tham dự cuộc họp cải tiến cuối mỗi Sprint. Mọi người cảm thấy ngán ngẫm với việc lặp lại các bước giống nhau kiểu như “what has done well”, “what could be improved” để đưa ra các phản hồi về việc nào đã làm tốt, những việc cần cải thiện …
Còn một lý do khác khiến cho nhiều người cảm thấy họ đang lãng phí thời gian vào các cuộc họp. Đó là việc nhiều người phải ngồi nghe 1 người nói, hay các cuộc họp mà có rất ít trao đổi 2 chiều. Điều này vẫn khá phổ biến với nhiều nhóm Agile hiện nay.
Sau cùng, nhiều cuộc họp không tuân thủ nguyên tắc time-box (đóng khung thời gian), đến cuối cuộc họp vẫn chưa chốt được kế hoạch hành động hoặc cuộc họp phải kéo dài thời gian rất nhiều so với dự kiến.
1. Thay đổi cách thức tổ chức cuộc họp
Cách tốt nhất để thay đổi điều này là sử dụng các retrospective format/theme khác nhau. Có một vài theme tốt có thể tham khảo như Start/Stop/Continue, Lean Coffee, Worried and Proud, Sailing Boat, Glad/Sad/Mad, 5Ls, … Mỗi theme có điểm hay riêng và phù hợp với một số giai đoạn nhất định. Bất kỳ theme nào, nếu sử dụng quá nhiều lần đều mang lại cảm giác nhàm chán.
Bạn có thể tham khảo thêm trên các trang web như TastyCupcakes hay đặt mua bộ retro toolkit của Adam Weisbart.
Bên cạnh việc thay đổi format/theme, việc thay đổi không gian cũng mang lại sự mới mẻ và giảm bớt sự nhàm chán cho người tham gia. Tuy nhiên, lưu ý với các cuộc họp ở bên ngoài, như quán ăn, café, các không gian mở như vậy có thể ảnh hưởng không tốt đến sự tập trung và sự riêng tư của nhóm.
2. Sử dụng time-box
Bạn sẽ thấy time-box thực sự giúp ích trong các cuộc họp retrospective. Time-box giúp mọi người tập trung vào mục tiêu cuộc họp, giúp mọi thành viên có cơ hội như nhau để đưa ra ý kiến và tranh luận, giúp cuộc họp tập trung giải quyết những điều quan trọng nhất và kết thúc trong thời gian dự tính với những cam kết đạt được.
Phải thừa nhận một thực tế rằng, retrospective với một nhóm phân tán thì khó hơn nhiều so với nhóm “co-location”. Vấn đề lớn nhất là thiếu sự tương tác vì các thành viên không ở trong cùng một phòng họp. Hàng ngày, họ cũng không làm việc cạnh nhau nên thiếu sự thấu hiểu và chia sẽ trong công việc và đời sống. Nếu các thành viên đến từ những nền văn hóa khác nhau, còn có thêm sự khác biệt về ngôn ngữ và văn hóa giao tiếp. Ngoài ra, chất lượng âm thanh, hình ảnh qua cuộc gọi cũng không thể giống như việc ngồi trong một phòng họp với tấm bảng trắng phía trước.
Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là không thể làm retrospective hiệu quả với nhóm phân tán. Các công ty hiện nay, đặc biệt là các công ty làm outsource, phần lớn các nhóm làm việc đều có nhân viên ngồi ở những nơi cách xa nhau và vẫn tổ chức các cuộc họp mỗi Sprint.
Đây có thể nói là điều bắt buộc cho bất kỳ cuộc họp nào của nhóm phân tán. Các thành viên cần phải nhìn thấy nhau khi giao tiếp. Hiện nay có rất nhiều công cụ bạn có thể lựa chọn như MS Team, Google meet, Zoom, Business Skype.
2. Sử dụng các công cụ tương tác online
May mắn là khi không ngồi cùng một nơi, bạn vẫn có nhiều công cụ để tương tác online như Funretro, TeamRetro, Confluence, MS Team, Google Jamboard, RetroTool …
3. Duy trì các cuộc họp ngắn và thường xuyên
Các cuộc họp dài chẳng bao giờ vui vẻ, đặc biệt khi phải họp online. Tệ hơn nữa, nếu các thành viên của một nhóm phải làm việc ở các múi giờ cách xa nhau, thì rất khó sắp xếp thời gian tổ chức cuộc họp. Các thành viên trong nhóm ở nơi có múi giờ muộn hơn sẽ không muốn nêu lên các vấn đề lớn mà rất có thể sẽ tốn nhiều thời gian để thảo luận.
4. Cố gắng giữ cho các buổi họp vui vẻ
Cố tạo không khí vui vẻ cho các cuộc họp, đặc biệt là các cuộc họp từ xa. Scrum Master hay người dẫn dắt cuộc họp nên dành 5-10 phút đầu cuộc họp cho các hoạt động giúp mọi người cảm thấy thoái mái, vui vẻ, cởi mở trước khi bước vào cuộc họp chính thức. Có nhiều hoạt động đơn giản như gởi lời cảm ơn đến một đồng nghiệp đã hỗ trợ nhiệt tình trong Sprint vừa rồi, mang thức ăn vào phòng và mời người ở nơi khác, ai đó kể một trải nghiệm thú vị gần đây, một thành viên giới thiệu một điều đặc biệt gì đó về thành phố nơi mình sống ….
5. Tổ chức họp offline cả nhóm
Giải pháp này không dễ thực hiện nhưng sẽ giúp ích rất nhiều trong việc tăng cường sự kết nối, thấu hiểu nhau giữa các thành viên. Sau khi quay về, các trao đổi từ xa cũng trở nên cởi mở và hiệu quả hơn. Đối với các nhóm phân tán trên những lục địa khác nhau, việc tổ chức các cuộc họp offline cả nhóm như vậy là điều bất khả thi. Trong trường hợp này, việc luân phiên trao đổi thành viên giữa các nơi cũng là một giải pháp tốt.
Retrospective là cuộc họp quan trọng với tất cả các nhóm Agile. Đối với Scrum Team, cuộc họp retrospective nên được duy trì thường xuyên ở cuối mỗi Sprint. Để cuộc họp hiệu quả, Scrum Master phải tạo được môi trường an toàn nơi mọi thành viên dám nêu lên mọi vấn đề để giải quyết. Scrum Master cần trang bị kỹ năng dẫn dắt cuộc họp, thường xuyên thay đổi cách thức retrospective với các themes khác nhau, sử dụng time-box. Đặc biệt, các cuộc họp retrospective với nhóm phân tán còn yêu cầu kỹ năng nhiều hơn ở Scrum Master, để các thành viên vẫn có thể tương tác từ xa với nhau.
(Bài viết có tham khảo nội dung từ trang moutaingoatsoftware.com)
Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết này.
Nếu bạn có câu hỏi, đánh giá, hay góp ý cho tác giả, xin vui lòng để lại comment bên dưới.
