10 bước để có một cuộc họp hiệu quả

Mở đầu

Tham gia các cuộc họp là công việc không tránh khỏi của người đi làm. Nhóm Scrum ngoài các cuộc bắt buộc trong mỗi Sprint, các thành viên còn tham gia các cuộc họp khác tùy theo tính chất công việc và vai trò của mình. Các cuộc họp trong Scrum coi trọng sự cởi mở và bình đẳng giữa các thành viên, tuy nhiên theo khảo sát, nhiều nhóm làm việc vẫn gặp phải một số vấn đề như sau:

1. Thời gian cuộc họp dài hơn dự kiến;
2. Một số thành viên không thực sự tham gia vào cuộc họp;
3. Có nhiều khoảng lặng trong meeting;
4. Bàn luận nhiều nhưng không đưa ra kế hoạch hành động;
5. Một số chủ đề thảo luận kéo dài.

Nếu bạn gặp phải một trong các vấn đề nêu trên, những nguyên tắc sau đây có thể giúp bạn tổ chức một cuộc họp hiệu quả hơn. 

(1) Xác định cuộc họp có cần thiết hay không

Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, hãy trả lời các câu hỏi để chắc chắn cuộc họp là cần thiết.

• Vấn đề này có cần cả nhóm thảo luận để ra quyết định không?
• Mọi người có cần được chia sẽ thông tin như nhau?
• Cuộc họp có mang lại lợi ích cho các thành viên tham gia không?

Nếu các câu trả lời là không, có lẽ cuộc họp là không cần thiết hoặc chưa thật sự sẵn sàng.

(2) Chọn thời gian hợp lý 

Nếu là cuộc họp nội bộ được lên lịch trước của nhóm Scrum. Các thành viên nên thỏa thuận với nhau về lịch họp phù hợp nhất. Đối với các cuộc họp khác, khi mỗi người có môt lịch làm việc khác nhau, nên chọn một thời gian tốt nhất cho tất cả các bên. Có vài nguyên tắc khi lên lịch họp như sau:

• Tránh lên lịch họp vào thời điểm mọi người đều bận việc. Ví dụ, “outlook calendar” hỗ trợ rất tốt cho việc lên lịch một cuộc họp vì có tính năng xem được lịch làm việc của người khác.
• Chọn phương thức phù hợp để nhắc nhở mọi người đến cuộc họp đúng giờ. 

(3) Lên chương trình cuộc họp

Chương trình cuộc họp là các chủ đề thảo luận theo trình tự thời gian. Người dẫn dắt hay điều hành cuộc họp phải chuẩn bị trước chương trình họp để ước lượng thời gian họp phù hợp và giúp người tham gia có sự chuẩn bị. Ví dụ, chương trình cuộc họp Sprint Retrospective có thể bao gồm:
a)    Giới thiệu
b)    Cập nhật tiến độ các kế hoạch cải tiến đã triển khai
c)    Phản hồi và góp ý cải tiến
d)    Lựa chọn và lên kế hoạch hành động
e)    Kết thúc cuộc họp
 

Giả sử nhóm có 5 thành viên, sau đây là ước tính thời gian cho từng hoạt động:
a)    Giới thiệu (5’)
b)    Cập nhật tiến độ các kế hoạch cải tiến đã triển khai (5x2’ = 10’)
c)    Phản hồi và góp ý cải tiến (5x5’ = 25’)
d)    Lựa chọn và lên kế hoạch hành động (5x10’=50’)
e)    Kết thúc cuộc họp (5’)
 

Lưu ý, thời gian 5’ hay 10’ ở mục c và d là tổng thời gian trung bình mà một thành viên sử dụng cho các hoạt động có time-box ở những mục này. 
Như vậy, cuộc họp trên đây có thể điều chỉnh để diễn ra trong khoảng thời gian 90’.

(4)    Chuẩn bị phần giới thiệu

Một cuộc họp luôn bắt đầu bằng phần giới thiệu. Ngoài việc giới thiệu thành phần tham dự, mà thực tế có thể không cần thiết đối với một số cuộc họp nội bộ, người điều hành phải trình bày mục đích cuộc họp (“what”) và cách thức cuộc họp sẽ diễn ra để đạt được mục tiêu đó (“how”).
Khoảng thời gian đầu cuộc họp rất quan trọng, người điều hành cuộc họp nên có sự chuẩn bị phần mở đầu tốt để truyền tải năng lượng, hướng mọi người tập trung vào mục tiêu của cuộc họp. Cách mở đầu cuộc họp rất đa dạng, có thể là lời giới thiệu trực tiếp, gián tiếp bằng một câu chuyện, hoặc thảo luận theo cặp, nhóm.

(5) Bắt đầu với nguồn năng lượng tích cực và thiết lập quy tắc cuộc họp

• Người điều hành cuộc họp luôn đến sớm để chuẩn bị các dụng cụ cần thiết
• Bắt đầu cuộc họp đúng giờ
• Mở đầu cuộc họp với những phát biểu tích cực như chào đón người tham dự, cảm ơn sự tham gia của mọi người, nhắc lại mục tiêu cuộc họp, giải thích cách thức cuộc họp diễn ra …
• Thiết lập các quy tắc cuộc họp như: quy định việc áp dụng time-box, quy tắc đặt câu hỏi, quy tắc đồng thuận, 

(6) Cập nhật các cam kết thực hiện từ cuộc họp trước 

Người điều hành có thể sử dụng biên bản từ cuộc họp trước, đọc qua các cam kết mà mỗi người đưa ra và hỏi xem đã hoàn thành chưa. Đối với các hạng mục đã hoàn thành, người điều hành khen ngợi để động viên. Đối với các công việc dở dang, người điều hành có thể đơn giản hỏi thêm tiến độ hiện tại, các trở ngại nếu có. Phần này nên trình bày và phản hồi ngắn gọn, tránh đi sâu vào chi tiết hay giải thích lý do.

(7) Góp ý và phản hồi

Việc đưa góp ý và phản hồi đặc biệt quan trọng đối với tất cả các thành viên tham dự cuộc họp. Các góp ý và phản hồi không khéo có thể gây ra những xung đột, căng thẳng không đáng có, hoặc khiến người tham dự ngại đưa ra góp ý, hoặc tranh luận. Sau đây là các nguyên tắc để có các góp ý và phản hồi tốt:

• Luôn đưa ra góp ý dựa trên hành động và kết quả, không dựa trên giả định, cảm xúc, quan điểm cá nhân;
• Dùng từ ngữ nhẹ nhàng như kỹ thuật phản hồi kiểu “sandwich” khi không đồng ý hoặc đưa ra các quan điểm khác. Nguyên tắc này cực kỳ cần thiết, vì không có gì đảm bảo ý kiến của bạn đưa ra là tốt nhất, việc dùng từ nhẹ nhàng sẽ giúp bạn không bị dồn vào thế khó xử nếu lỡ may ý kiến của bạn có nhiều điểm không hợp lý;
• Lắng nghe với thái độ cởi mở và cầu thị. Đây là cơ sở để bạn kiểm soát tốt cảm xúc của mình khi tiếp nhận những ý kiến trái chiều;
• Khi việc tranh luận trở nên căng thẳng, người điều hành cuộc họp nên can thiệp và tổ chức cuộc họp khác để giải quyết vấn đề đó.

(8)     Ghi chép

Những ý kiến, giải pháp đưa ra và thống nhất trong cuộc họp nên ghi chép lại để đảm bảo tính minh bạch, thống nhất và lập kế hoạch hành động sau cuộc họp. Ngày nay, ngoài việc chép tay kiểu truyền thống, có rất nhiều công cụ hỗ trợ khác. Tuy nhiên, việc sử dụng công cụ nào cũng phải đảm bảo 2 nguyên tắc sau đây:

• Phải có một người chịu trách nhiệm ghi chép;
• Cách ghi chép đơn giản để người ghi chép có thể tham gia vào cuộc họp như những người khác.

(9)    Kết thúc cuộc họp đúng giờ với những cam kết hành động rõ ràng

Việc kết thúc cuộc họp cũng quan trọng không kém phần mở đầu. Nếu phần mở đầu tạo sự thu hút mọi người vào các chủ đề cuộc họp thì phần kết thúc tốt giúp các thành viên cam kết thực hiện các kế hoạch đã thống nhất trong cuộc họp. Có các nguyên tắc sau để kết thúc một cuộc họp hiệu quả:

• Người ghi chép tóm tắt lại các kế hoạch, công việc đã đồng thuận, người phụ trách …
• Người điều hành cảm ơn mọi người tham dự, tuyên bố kết thúc cuộc họp;
• Luôn kết thúc cuộc họp sớm hoặc đúng thời gian.

(10)    Gởi bản tóm tắt nội dung cuộc họp

Sau khi kết thúc cuộc họp, người điều hành cuộc họp nên gởi bản tóm tắt cuộc họp cùng lời cảm ơn đến với toàn bộ thành viên tham gia cuộc họp. Việc này làm càng sớm càng tốt, nếu không thực hiện ngay sau cuộc họp thì cũng không nên trể hơn 48h. Nội dung trong bản tóm tắt cuộc họp cũng giống như những gì được người ghi chép tổng kết trước khi kết thúc cuộc họp.

Một vài lưu ý khác để có cuộc họp hiệu quả

(1) Xác định người dẫn dắt, điều hành cuộc họp

Người điều hành cuộc họp có thể là người có vị trí cao nhất trong số những người tham gia, cũng có thể là một người khác hoặc cuộc họp không có một người điều hành thực sự. Dù là hình thức nào cũng phải xác định từ trước để có sự chuẩn bị vì vai trò của người điều hành của họp rất quan trọng. Người dẫn dắt hay điều hành giúp cho các thành viên tham gia tập trung vào cuộc họp, các phiên thảo luận hiệu quả, tập trung và đúng giờ.

(2) Luôn tham gia cuộc họp với sự chuẩn bị kỹ lưỡng

Nếu đã đồng ý tham dự cuộc họp, bạn phải đảm bảo chuẩn bị những điều sau:

• Cam kết dành thời gian để tham gia đầy đủ và tập trung trong thời gian cuộc họp,
• Nếu là người điều hành cuộc họp, bạn phải chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ hỗ trợ như giấy note, bút, flip-charts, bút lông còn sử dụng tốt …
• Các hạng mục bạn cam kết hoàn thành từ cuộc họp trước,
• Danh sách các nội dung sẽ thảo luận trong cuộc họp.

(3) Được lắng nghe

Để đảm bảo cuộc họp hiệu quả, người điều hành nên làm theo những nguyên tắc sau đây:

• Đảm bảo mọi thành viên đều có cơ hội bày tỏ ý kiến,
• Người dẫn dắt, điều hành cuộc họp nói càng ít càng tốt,
• Dẫn dắt, khuyến khích người tham dự tự khám phá thông qua thảo luận nhóm.

(4) Tập trung vào cuộc họp

Là người điều hành cuộc họp, bạn sẽ xử lý như thế nào khi có người làm việc riêng, bấm điện thoại, không lắng nghe người khác hay thậm chí là nói quá lâu và không tập trung vào chủ đề? Các nguyên tắc sau đây có thể giúp bạn giải quyết vấn đề khá phổ biến này: 

• Nhắc nhở chung đề lưu ý mọi người không “multi-task” trong lúc họp. Lưu ý, việc nhắc nhở trực tiếp ai đó trước mặt người khác là một hành động khá nhạy cảm;
• Thiết lập các nguyên tắc chung từ đầu cuộc họp;
• Sử dụng time-box cho từng người ở mỗi hoạt động.

Lời kết

Cuộc họp hiệu quả là khi mọi người đều tích cực nêu ý kiến và chủ động nói lên quan điểm của mình. Tất cả các ý kiến đề xuất đều được thảo luận trong cuộc họp. Cuộc họp có kết quả cụ thể, đạt được mục tiêu đề ra. Sau cuộc họp, mọi người vui vẻ và cam kết thực hiện các kế hoạch đã thống nhất. Toàn bộ các bước trên đây có thể được áp dụng cho hầu hết các cuộc họp, nhưng đặc biệt phù hợp với các cuộc họp theo tuần, tháng, hoặc quý.
 

Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết này.

Nếu bạn có câu hỏi, đánh giá, hay góp ý cho tác giả, xin vui lòng để lại comment bên dưới.