"Sự trao quyền (empowerment) hay được trao quyền (empowered) là việc một cá nhân hoặc tổ chức được tự do ra quyết định trong một phạm vi hay ranh giới rõ ràng"
Có 2 điểm cần làm rõ từ định nghĩa trên đây.
Thứ nhất là “tự do ra quyết định”.
Cá nhân hay tổ chức có thể tham khảo ý kiến, tìm lời khuyên từ chuyên gia bên ngoài hay nhà quản lý nhưng luôn là người đưa ra quyết định sau cùng. Không một ai, kể cả nhà quản lý được quyền can thiệp vào quyết định đó.
Thứ hai là “phạm vi hay ranh giới rõ ràng”.
Điều này cũng khá dễ hiểu vì không ai trên thế gian này được tự do quyết định mọi thứ. Trong một tổ chức cũng vậy, việc xác định rõ ranh giới được trao quyền không chỉ giúp giảm rủi ro trong việc ra quyết định mà còn tăng tính cam kết chịu trách nhiệm khi thực thi. Có thể thấy, trao quyền luôn được đồng hành với “sự chịu trách nhiệm” (Accountability), đó là chịu trách nhiệm về những hậu quả trực tiếp từ những lựa chọn của mình, cả tích cực lẫn tiêu cực.
.png)
“Sự tự do ra quyết định trong một ranh giới rõ ràng” còn gọi là “quyền tự trị” (autonomy) là một đặc điểm quan trọng của tổ chức Agile. Tuy vậy, trong thực tế khái niệm “quyền tự trị” thường bị hiểu sai hoặc lạm dụng quá mức dẫn đến việc các bên đỗ lỗi cho nhau hoặc thiếu cam kết trong hành động để hướng đến kết quả tốt nhất.
Scrum là công cụ thực hành Agile phổ biến nhất, được sử dụng rộng rãi ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Chúng ta cùng tìm hiểu cách mà Scrum thể hiện việc trao quyền và chịu trách nhiệm cho các vai trò khác nhau của nó.
Ranh giới trong việc trao quyền cho nhóm Scrum là mọi công việc liên quan đến phát triển sản phẩm của nhóm Scrum; phạm vi được trao quyền của PO là các quyết định liên quan đến Product Backlog; ranh giới tự tổ chức đối với Developers là Sprint Backlog, phạm vi được trao quyền cho Scrum Master là các quy tắc của Scrum.
Để phát huy hiệu quả của quyền tự chủ, Scrum không phải chỉ dựa trên bảng mô tả trách nhiệm mà còn đến từ nguyên tắc minh bạch và các chu trình thanh tra, thích nghi liên tục. Nhờ đó các quyết định đưa ra được dựa trên nhưng dữ liệu tin cậy, các bên cũng hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình và cùng tập trung vào một mục tiêu chung.
Vậy các nhà quản lý có thể học được gì từ cách thức trao quyền được quy định sẵn trong khung làm việc Scrum?
Việc trao quyền diễn ra ở mọi tổ chức cho dù có áp dụng Agile hay không, cho dù ở đâu thì việc trao quyền sẽ hiệu quả chỉ khi nó được đồng hành với trách nhiệm của cá nhân hay tổ chức được trao quyền. Sự chịu trách nhiệm khi được trao quyền không phải là một lời hứa suông mà là sự cam kết. Cá nhân hay tổ chức không chỉ cam kết chịu trách nhiệm sau cùng mà còn phải cam kết những điều sau đây:
Trách nhiệm của nhà quản lý là tạo điều kiện để cá nhân hay tổ chức được trao quyền cảm thấy thoải mái để cam kết đầy đủ những điều ở trên.
Sau đây là một số thực hành mà các nhà quản lý có thể tham khảo.
1. Xác định mức độ trao quyền phù hợp
Nhà quản lý có thể đánh giá mức độ trao quyền phù hợp dựa vào hai yếu tố (1) Năng lực nhóm hay mức độ trưởng thành của nhóm và (2) mức độ rủi ro của tình huống. Theo đó, tình huống có độ rủi ro càng lớn mức độ trao quyền càng hạn chế, nhóm càng trưởng thành thì mức độ trao quyền càng cao.
Đây là tình huống mà nhà quản lý hạn chế trao quyền nhất, là nơi không tốt để thử nghiệm thất bại vì rủi ro quá cao. Cá nhân hoặc nhóm cần được hưởng lợi từ kinh nghiệm của người lãnh đạo thông qua việc hướng dẫn trực tiếp (mentoring).
Đây là không gian an toàn để thử nghiệm và học hỏi từ thất bại. Cá nhân, nhóm sẽ được hưởng lợi từ việc trao quyền, huấn luyện (coaching) và hướng dẫn (mentoring) từ nhà quản lý.
Đây là nơi nhà quản lý có thể trao quyền tối đa vì rủi ro thấp và cá nhân, nhóm có năng lực chuyên môn cao.
Trong tình huống này, nhà quản lý vẫn có thể mở rộng phạm vi trao quyền đến mức tối đa nhưng vì rủi ro cao nên nhà quản lý và cá nhân/ nhóm cần có cơ chế đánh giá, phản hồi thường xuyên hơn.
Công cụ này có thể giúp nhà quản lý suy nghĩ về mức độ trao quyền phù hợp nhất, giúp giảm thiểu rủi ro cũng như tạo cảm giác tự tin cho cá nhân/ nhóm được trao quyền. Mức độ trao quyền sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến cách thức thực hiện công việc của cá nhân/ nhóm, do vậy nó cần được nhà quản lý truyền đạt rõ ngay từ đầu.
Xem lại 7 cấp độ trao quyền ở đây
2. Cung cấp mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng
Nhà quản lý cần xác định rõ mục tiêu và truyền đạt đến cá nhân/nhóm. Mục tiêu phải cụ thể về mặt thời gian, có yếu tố thành công rõ ràng, đi kèm với cách thức đánh giá và đo lường tiến độ.
3. Xác định cơ chế đối thoại định kỳ với cá nhân, nhóm
Cơ chế đối thoại là các buổi “check-in” ngắn giữa nhà quản lý với cá nhân/ nhóm để đảm bảo các bên hiểu rõ kỳ vọng của nhau, kịp thời có những điều chỉnh hoặc hỗ trợ cần thiết. Tần suất và nội dung của các cuộc đối thoại này hoàn toàn tùy thuộc vào bối cảnh, tình huống cụ thể. Tuy nhiên, tình huống càng rủi ro, phức tạp thì cần đối thoại thường xuyên hơn.
Một số câu hỏi mẫu dành cho nhà quản lý:
4. Đảm bảo cuộc họp đánh giá, phản hồi được diễn ra khi kết thúc
Cho dù kết quả thế nào, việc đánh giá và phản hồi khi kết thúc là cơ hội để cá nhân/ nhóm nhìn lại và nhận ra các khía cạnh cần cải thiện bao gồm cách thức phối hợp làm việc và ra quyết định. Nhà quản lý có thể trực tiếp tham gia hoặc chỉ cần đảm bảo điều này diễn ra. Tuy nhiên, tất cả các giải pháp liên quan đến việc trao quyền cần phải có sự tham gia của nhà quản lý, đôi khi còn cần sự hỗ trợ từ bên ngoài (như Agile Coach nếu có)
Trao quyền phải đi cùng với trách nhiệm của các bên. Nhà quản lý phải xác định cấp độ trao quyền phù hợp với năng lực của cá nhân/ nhóm và mức độ rủi ro của tình huống, minh bạch mục tiêu, kỳ vọng và cách thức hỗ trợ can thiệp khi cần thiết. Cá nhân/ nhóm là phải cam kết hành động trên tinh thần chịu trách nhiệm với mọi hậu quả có thể xảy ra, cam kết nỗ lực tối đa để đạt kết quả tốt nhất. Cho dù các bên có xác định phạm vi trao quyền và trách nhiệm rõ ràng thì việc giao tiếp vẫn đóng vai trò thiết yếu, nhà quản lý và cá nhân/ nhóm cam kết thường xuyên đối thoại để các bên nắm rõ và đáp ứng nhanh với các thay đổi nếu có.
