Chào mừng bạn quay trở lại với series "Agile là gì?". Trong hai phần đầu, chúng ta đã khám phá về nguồn gốc và ý nghĩa của Tuyên ngôn Agile. Ở phần 3 này, chúng ta sẽ đi sâu vào "xương sống" của Agile: các phương pháp thực hành cốt lõi. Mục tiêu của bài viết là giúp bạn hiểu đúng bản chất của Agile để có thể áp dụng vào các dự án trong ngành Dược một cách hiệu quả nhất.
Lưu ý: Bài viết này được thiết kế cho những ai đã có kiến thức nền tảng về Agile, đang hoặc chuẩn bị triển khai phương pháp này cho tổ chức và dự án của mình.
Agile thường bị hiểu lầm là một sự "linh hoạt" thái quá, nơi các nhóm được tự do làm bất cứ điều gì họ muốn. Nhưng thực tế hoàn toàn ngược lại. Agile là một phương pháp tiếp cận kỷ luật, nhấn mạnh vào các vòng lặp ngắn, tính tự chủ của nhóm và khả năng thích ứng liên tục - tất cả đều nằm trong khuôn khổ các mục tiêu đã được thống nhất.
Các Thực Hành Cốt Lõi: Bộ Công Cụ Của Agile
Để biến các giá trị và nguyên tắc Agile thành hành động, chúng ta cần các phương pháp cụ thể. Trong thế giới Agile, Scrum đóng góp nhiều nhất, chiếm từ 60-80% các thực hành được áp dụng. Bên cạnh đó là các nguyên tắc nền tảng từ Lean và phương pháp trực quan hóa của Kanban.
1. Scrum: Khung sườn cho sự hợp tác
Scrum nhấn mạnh tinh thần làm việc nhóm sáng tạo và thích ứng để giải quyết các vấn đề phức tạp. Bất kể là nhóm phát triển phần mềm hay triển khai một chiến lược marketing cho sản phẩm dược, các thực hành của Scrum đều có thể mang lại giá trị to lớn.
Các yếu tố chính của Scrum bao gồm:
Ví dụ thực tế: Triển khai Chương trình Hỗ trợ Bệnh nhân (PSP) cho thuốc "GlucoCare"
Bối cảnh: Một công ty dược chuẩn bị ra mắt thuốc điều trị tiểu đường mới tên là "GlucoCare". Mục tiêu là xây dựng một chương trình PSP nhằm tăng cường sự tuân thủ điều trị của bệnh nhân và cung cấp kiến thức y khoa tin cậy.
Thách thức: Đây là một dự án phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa Medical, Marketing, Market Access và Customer Engagement.
Cách tiếp cận Agile (Scrum): Thay vì các bộ phận làm việc riêng lẻ, chúng ta thành lập một "Nhóm GlucoCare PSP" liên chức năng, bao gồm:
Brand Manager sẽ đảm nhận vai trò Product Owner (PO). Scrum Master (SM) có thể là một Agile Coach hoặc một thành viên trong nhóm được đào tạo.
Product Backlog của nhóm có thể bao gồm:
Định nghĩa Hoàn thành (DoD) là checklist chất lượng mà mọi công việc phải đáp ứng:
✅ Nội dung y khoa đã được Medical phê duyệt.
✅ Nội dung marketing đã được Legal kiểm tra.
✅ Các yếu tố chi phí đã được Market Access xác nhận.
✅ Trải nghiệm người dùng đã được Customer Engagement kiểm tra.
Khi một hạng mục đáp ứng tất cả tiêu chí này, nó mới thực sự "Hoàn thành", giúp đảm bảo chất lượng và sự minh bạch tuyệt đối.
2. Lean: Tư duy tinh gọn để tối ưu hóa giá trị
Lean là triết lý tập trung vào việc liên tục loại bỏ lãng phí và các hoạt động không tạo ra giá trị. Mặc dù không phải là một phương pháp Agile trực tiếp, tư duy Lean là nền tảng cho rất nhiều thực hành của Scrum. Các nguyên tắc Lean thường được áp dụng là:
Tiếp nối ví dụ "GlucoCare PSP":
Nhóm "GlucoCare PSP" sử dụng kỹ thuật lập bản đồ chuỗi giá trị (Value Stream Map). Họ vẽ ra toàn bộ quy trình từ lúc một tài liệu được lên ý tưởng cho đến khi nó đến tay bác sĩ.
Phát hiện: Mặc dù nhóm hoàn thành công việc rất nhanh trong Sprint, tài liệu phải mất thêm 4 tuần để qua vòng phê duyệt cuối cùng của bộ phận Tuân thủ (Compliance). Đây chính là một "lãng phí" chờ đợi khổng lồ.
Hành động: Bằng cách trực quan hóa điểm nghẽn này, nhóm có dữ liệu cụ thể để đề xuất cải tiến quy trình, ví dụ như mời đại diện bộ phận Tuân thủ tham gia các buổi Sprint Review để cho phản hồi sớm hơn.
Lưu ý: Scrum giúp tối ưu hóa công việc bên trong Sprint, còn tư duy Lean giúp chúng ta nhìn ra và giải quyết các điểm tắc nghẽn trước và sau Sprint.
3. Kanban: Trực quan hóa luồng công việc
Kanban tập trung vào việc rút ngắn thời gian giao giá trị cho khách hàng bằng cách trực quan hóa và tối ưu hóa luồng công việc. Các thực hành phổ biến là:
Tiếp nối ví dụ "GlucoCare PSP":
Nhóm sử dụng một bảng Kanban đơn giản. Điều này giúp mọi người, kể cả lãnh đạo, nhìn thấy rõ công việc đang ở đâu và có bị tắc nghẽn không (ví dụ: cột "Chờ duyệt" có quá nhiều việc).
Nhóm đặt ra giới hạn WIP là "3" cho cột "Đang làm". Điều này có nghĩa là tại bất kỳ thời điểm nào, không được có quá 3 hạng mục trong cột này. Quy tắc này buộc các thành viên phải hỗ trợ nhau hoàn thành công việc hiện tại trước khi bắt đầu việc mới, giúp cải thiện tốc độ và hiệu suất chung.
Agile Không Phải 'Viên Đạn Bạc': Cần áp dụng đúng nơi, đúng việc!
Agile không phải là giải pháp cho mọi vấn đề. Nó phát huy hiệu quả nhất trong những môi trường có độ bất định hoặc phức tạp cao, nơi chúng ta cần thử nghiệm và học hỏi nhanh chóng.
Các trường hợp phù hợp với Agile:
Các trường hợp KHÔNG phù hợp với Agile:
Ngược lại, Agile kém hiệu quả hơn với các hoạt động mang tính lặp lại, được quy định chặt chẽ với ít không gian để thay đổi.
Lời Kết: Ba chìa khóa để bắt đầu
Hành trình áp dụng Agile không hề đơn giản, nhưng phần thưởng mang lại là rất xứng đáng. Nếu bạn là một nhà quản lý đang tìm cách thúc đẩy sự đổi mới và hiệu quả, hãy ghi nhớ ba điều sau:
