Kanban đang được áp dụng rất rộng rãi ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Mặc dù lý thuyết Kanban tương đối khó hiểu, nhưng Kanban dễ áp dụng vì chúng ta có thể bắt đầu từ những thay đổi cơ bản nhất, Kanban không yêu cầu nhiều thay đổi triệt để như Scrum.
Trong bài viết này, tôi chia sẻ các khái niệm và thực hành quan trọng nhất trong Kanban bằng những công việc đơn giản từ thực tế cuộc sống. Từ đó, các bạn có kiến thức nền tảng tốt trước khi tìm hiểu sâu về phương pháp Kanban.
“kanban” trong tiếng Nhật có nghĩa là “signal card” hay tấm thẻ thông báo để cung cấp thông tin. Chúng ta quen nói “kanban card” để chỉ thẻ công việc theo tiếng Anh, nhưng thật sự bản thân từ “Kanban” đã có đầy đủ nghĩa vậy rồi.
GIỚI HẠN SỐ LƯỢNG CÔNG VIỆC ĐANG THỰC HIỆN - GÓC NHÌN TỪ THỰC TẾ
Vườn cung điện hoàng gia Tokyo
Vườn Cung điện Hoàng gia Tokyo sử dụng thẻ kanban để kiểm soát số lượng du khách bên trong công viên. Du khách khi vào tham quan sẽ nhận một tấm thẻ, khi ra về họ sẽ gởi trả lại và tấm thẻ đó sẽ được cấp cho những du khách mới. Nếu toàn bộ số thẻ được sử dụng hết, họ ngừng nhận du khách vào tham quan. Điều này giúp mọi người trong vườn tận hưởng cảnh hoa nở tốt hơn, có đủ không gian để thư giãn và chụp những bức ảnh đẹp.
Vườn cung điện hoàng gia Tokyo (ảnh trên) và thẻ vào cổng (ảnh dưới)
Có thể thấy những người điều hành công viên đã xác định một số lượng hạn chế khách tham quan trong vườn tại một thời điểm và sử dụng hệ thống kanban để quản lý. Số lượng thẻ du khách đang nắm giữ chính là số lượng công việc đang thực hiện, còn gọi là WIP (Work In Progress) trong hệ thống kanban.
Hệ thống kiểm soát an ninh ở sân bay
Nếu bạn đã từng đi máy bay, chắc chắn sẽ phải qua cổng an ninh sân bay. Tại đây, hành khách được yêu cầu đi qua máy quét tia X, lần lượt từng người một. Việc này nhằm đảm bảo việc kiểm soát an ninh tốt hơn và xét ở khía cạnh kiểm soát luồng trong Kanban, ở đây công việc đang thực hiện (kiểm tra bằng máy quét tia X) được giới hạn ở mức một người (WIP Limit = 1).
Hành khách đi qua máy quét tia X ở cổng an ninh sân bay
"Việc giới hạn số lượng công việc đang thực hiện sẽ làm tăng lưu lượng công việc và tránh quá tải."
“PULL SYSTEM” VÀ NGUYÊN LÝ JUST-IN-TIME TRONG CÁC SIÊU THỊ
Người mua sắm trong siêu thị chỉ mua những thứ họ cần, siêu thị chỉ đưa thêm hàng lên kệ khi mặt hàng đó sắp hết. Siêu thị giám sát hàng tồn kho của họ, khi gần hết họ sẽ đặt hàng đợt tiếp theo. Siêu thị không muốn để mọi thứ nằm quá lâu trên kệ hay mất quá nhiều thời gian để bổ sung hàng hóa có nhu cầu cao.
Nhân viên đưa thêm hàng hóa lên kệ ở siêu thị
Taiichi Ohno đã quan sát những gì đang hoạt động trong các siêu thị và rồi sau đó giới thiệu hệ thống tương tự cho ngành sản xuất ô tô. Hệ thống này được Toyota áp dụng và đã đưa Toyota trở thành nhà sản xuất xe hơi lớn nhất thế giới tốt nhất thế giới.
Các siêu thị đang áp dụng nguyên lý JIT (Just-In-Time) và hệ thống kéo (pull system). Các siêu thị chỉ xếp thêm hàng hóa tùy theo nhu cầu của khách hàng và chỉ bổ sung hàng hóa đúng lúc. Điều này giúp loại bỏ các vấn đề tồn kho quá mức hoặc thiếu hàng và các loại lãng phí khác.
"Kanban áp dụng khái niệm “Just-In-Time” để tránh lãng phí"
LÀM RÕ LUỒNG CÔNG VIỆC – 02 TRẢI NGHIỆM ĐỐI LẬP
Xếp hàng ở Vatican
Năm 2018, tôi có chuyến công tác ở Italy và có một kỳ nghỉ cuối tuần dài vì đợt đó trùng với ngày lễ Quốc tế lao động 1-5. Đó quả là một cơ hội tuyệt vời, đặc biệt là tất cả các bảo tàng ở Ý sẽ mở cửa miễn phí cho khách tham quan vào ngày chủ nhật cuối cùng của tháng. Tôi quyết định dành cả bốn ngày chỉ để khám phá Rome và Vatican. Trước ngày tham quan Vatican, tôi đã được đồng nghiệp người Ý nói trước về số lượng lớn du khách ở đó, nhưng tôi thực sự bị sốc khi thấy hàng người dài dằng dặc đứng xếp hàng bên bức tường thành to lớn bên ngoài lối vào các bảo tàng Vatican. Báo chí nói có khoảng 30 nghìn du khách mỗi ngày đến Vatican trong mùa cao điểm du lịch. Vì vậy, số lượng du khách không thể thấp hơn con số 30 nghìn vào một ngày miễn phí vé vào cửa!
Khác với vườn cung điện Hoàng gia ở Nhật Bản, các bảo tàng ở Vatican không giới hạn số lượng du khách vào tham quan mà chỉ giới hạn thời gian mở cửa (điều đó có vẻ không tốt lắm). Nhìn vào số lượng người xếp hàng dọc theo bức tường và tốc độ di chuyển, tôi dự đoán có thể mình phải mất bốn giờ để đến cổng! Quả đúng như vậy, sau gần ba tiếng rưỡi nhích từng chút một, tôi cũng đến được cổng kiểm tra an ninh của Vatican (lại trải qua kiểm tra hành lý và máy quét tia X như ở sân bay!).
Tôi thực sự phấn khích vì cuối cùng mình cũng đến được nơi mà rất nhiều người mong ước được tham quan một lần trong đời, một điều nữa làm tôi cảm thấy vui là mình đã đạt được mục tiêu (được vào cổng) sớm hơn tôi mong đợi.
Ở trải nghiệm trên, dòng người tuy đông nhưng hoàn toàn hiển thị với tôi, nhờ vậy tôi có thể ước tính được thời gian phải xếp hàng và cảm thấy hạnh phúc khi đạt được mục tiêu như kế hoạch của mình.
Dòng người xếp hàng dọc theo bức tường lớn bao quanh Vatican
Xếp hàng ở Universal Singapore
Ba tháng sau chuyến đi Ý, tháng 8 năm đó tôi cùng gia đình đi du lịch Singapore. Chúng tôi đến tham quan Singapore Universal, nơi có rất nhiều du khách. Bên trong Universal, có rất nhiều địa điểm tham quan khác nhau. Sau khi đi dạo một vòng, chúng tôi thấy nhiều người xếp hàng vào một điểm tham quan, nghĩ là nơi này chắc có gì hấp dẫn lắm nên gia đình tôi quyết định tham gia xếp hàng. Nhìn vào hàng người, tôi đoán có thể mình phải xếp hàng khoảng 45 phút. Với sự kiên nhẫn và kinh nghiệm có được trong chuyến đi Vatican, tôi tự tin sẽ dễ dàng vượt qua thử thách này.
Tuy nhiên, tôi đã sai lầm và đó là một trải nghiệm thất vọng.
Sau gần một giờ, chúng tôi mới đến được một cánh cửa mà có vẻ sẽ dẫn vào một căn phòng nào đó. Tuy nhiên, khi cánh cửa mở ra, thật bất ngờ chúng tôi lại trông thấy rất nhiều người đang đang xếp hàng mà không thể nhìn thấy từ bên ngoài. Cố tự nhủ không bỏ cuộc, chúng tôi tiếp tục nhích từng bước trong khoảng 30 phút nữa trước khi từ bỏ vì vẫn chưa đến được cánh cửa thứ hai, mà liệu có còn cánh cửa thứ ba, thứ tư hay không? Tại sao họ không thể cho du khách thấy toàn bộ dòng người đang đợi? Thật là khó chịu vì không những chúng tôi không thể xem chương trình đó, lãng phí thời gian, bỏ lỡ các show diễn khác mà còn có cảm giác bị lừa!
Dòng người xếp hàng ở khu ngoài (ảnh trên) và khu bên trong sau cánh cửa đầu tiên (ảnh dưới)
Khi các công việc và luồng công việc không được hiển thị, chúng ta không thấy được các rủi ro hoặc trở ngại tiềm ẩn, không ước tính được thời gian hoàn thành, không thấy được tiến độ công việc và sau cùng không tạo được sự tin cậy.
"Kanban yêu cầu các công việc và luồng công việc phải được hiển thị"
02 THỰC HÀNH CƠ BẢN CỦA MỘT HỆ THỐNG KANBAN
(1) Visualize work - Công việc và quy trình các bước của từng loại công việc phải được mô tả trực quan
(2) Limit Work In Progress (WIP) - Limit WIP là việc giới hạn số lượng tối đa công việc có thể làm tại một công đoạn nào đó. Điều này giúp nhóm làm việc tập trung hoàn thành các công việc dở dang, tránh bị quá tải, giúp khơi thông luồng công việc.
BẢNG CÔNG VIỆC KANBAN
Dựa trên 02 nguyên tắc trên đây, bất kỳ ai cũng có thể tự xây dựng bảng công việc Kanban đơn giản.
LỜI KẾT
Một hệ thống Kanban còn có nhiều nguyên tắc và thực hành khác. Tuy nhiên với hai thực hành cơ bản ở trên, bạn đã có thể bắt đầu làm việc với Kanban, sau đó liên tục cải tiến bằng cách điều chỉnh và áp dụng các thực hành khác. Đó không chỉ là một suy nghĩ đúng đắn về phương pháp Kanban mà còn cho việc học tập và làm việc trong thế giới ngày nay.
Đoán đọc "Kanban là gì?" Phần 2 - Cách xây dựng bảng công việc Kanban cho một dự án phần mềm
Chú ý:
Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết này.
Nếu bạn có câu hỏi, đánh giá, hay góp ý cho tác giả, xin vui lòng để lại comment bên dưới.
